私のタスク管理: 基本ワークフローと主要ツール

今回のエントリーからしばらくの間、タスク管理に的を絞って書いていきたいと思います。

ただし目新しいことはありません。

今までさまざまなブログや雑誌、書籍などで紹介されてきた手法について、あれこれ私なりにアレンジして生き残ってきたものについて少しずつ棚卸ししていきます。

最初のエントリーはざっくりと全体の動きについてです。

ワークフロー: GTDとポモドーロ・テクニック

GTDとは、頭のなかにあることを外に追い出し、情報をあるべきところに整理して「今やるべきこと」に集中するためのワークフローです。

詳しくは、以下のエントリーをご参照ください。
【再掲】GTD歴6年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します | BrownDots

上記エントリーを最初に書いたのが2013年ですので、もう10年以上実践していることになりますね。

今、計算してみてびっくりしました。
ただキャリアだけは長いですが、実態はそこまで立派なものではありません。

よく怠けたり、事前にやろうと決めていたこととは全然別なことをやったり……と、かなーり何度も挫折しています。

ただGTDの良いところのひとつは、『復帰のしやすさ』もあります。

さんざん『やろうと決めていたこと』を放り出したあとでも、あるていどの情報が整理されているため、それ以降のできごとを調整するだけで、もとの作業に復帰することができます。

そして、もうひとつ長く実践しているワークフローが『ポモドーロ・テクニック』です。

タイマーを使って25分おきに5分のインターバルを挟み、4回めの休憩は15分とる。という、長時間、集中力を途切れさせずに作業し続けるためのテクニック。

こちらもシンプルでかつタイマーひとつあれば実践できるため、とても重宝しています。

2018年現在の時点では、計画やタスク管理などはGTDで、タスク実行の時はポモドーロ・テクニックを利用して、日々の雑務をこなしています。

「きちんと『GTD』を知りたい」という方は、以下の本をごらんください。

また、『ポモドーロ・テクニック』については、以下の記事がわかりやすいと思います。
今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー[日本版]

ツール

Remember The Milk

日々の細かな『やることスケジュール』は、牛さんマスコットがトレードマークのタスク管理アプリ(以下、RTMと表記)で。

Remember The Milk

豊富で使いやすいショートカットと、便利なスマートリストが特徴的です。

そのほか締切だけでなく、開始日でもリマインダーしてくれてたり、『毎月最終水曜日』など繰り返しの指定も柔軟だったり。

とにかくかくにも機能が盛りだくさんで、生活や仕事の大部分をこのアプリに頼っています。

Inkdrop

MarkDownノートアプリです。
エディタなのですが、プロジェクト用の情報整理に使っています。

Note-taking App with Robust Markdown Editor – Inkdrop

タスク管理のためのチェックボックスに対応し、ノートのカテゴリ分けやタグ付けもOK。
共有ノートとして公開することも可能。

ノートリンクを取得してノート同士を関連付けたり、特定のノートだけをセパレートさせて資料ノートと並べながら入力することも。

…と、まあいい事ずくめのアプリです。

Clockwork Tomato

Androidの、ポモドーロ・テクニック用タイマーアプリ。

キッチンタイマーのようにカチカチ音を鳴らすか、アラーム通知音をどれにするか、タイマーが鳴った後は自動で休憩時間に突入するか……などなど、タイマーの長さから時計のデザインまで、とことんまで自分好みにカスタマイズできます。

場面ごとにプロファイルを作って、職場用と家用と使い分けできるところが気に入って愛用しています。

Clockwork Tomato – Google Play の Android アプリ

日別、週別、週ごとの作業時間累計の一覧も可能。
私は利用してはいませんがTaskerとの連携もできます。

職場では音が鳴らないよう設定しています。
作業時間がになると、画面が閃いてカウントダウンタイマーの終了を教えてくれます。

作業時間はほんの少し長めの30分で設定。休憩時間5分で、長い休憩時間は15分。

家ではカチカチ音のみ消して、作業時間は公式通りの25分。休憩時間5分。長い休憩時間15分。

1ポモドーロ終了ごとに、スタンディングデスク、座卓、スタンディング、床に寝転がって……と姿勢を変えています。
こうすることで長時間同じ姿勢で作業してしまうのを防いでいます。 職場でも家でも5分の休憩時間ごとにメガネを取ってパソコン画面から離れ、トイレに行ったり飲み物をおかわりしたり。

ストレッチして書類を整理して……といった感じでしょうか。

もう一つプロファイルがあって、それはゲーム用。
Switchで『ゼルダの伝説』とか遊んでると、平気で週末を溶かしてしまうので40分おきにタイマーで知らせるようにしています。

ほかにも細かい用途であれこれソフトやアプリを使っているのですが、それはまた後のエントリーで。