私のタスク管理: 基本ワークフローと主要ツール

時間がないことを言い訳に、ブログの更新ペースが落ちても見てみないふりをしていました。

余裕ができたここいらで、久しぶりにタスク管理系の話に的を絞って更新をしていこうかと思います。

ただ、特別目新しいことについては書きません。

今までさまざまなブログや雑誌、書籍などで紹介されてきた手法について、あれこれアレンジして生き残ってきたものについて棚卸ししていきたいと思います。

最初のエントリーはざっくりと全体の動きについて。

ワークフロー: GTDとポモドーロ・テクニック

頭のなかにあることを外に追い出し、情報をあるべきところに整理し、「今やるべきこと」に集中するためのワークフロー。

【再掲】GTD歴6年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します | BrownDots

上記エントリーを最初に書いたのが2013年ですので、もう10年以上実践していることになりますね。

今、計算してみてびっくりしました。
ただキャリアだけは長いですが、実態はそこまで立派なものではありません。

よく怠けたり、事前にやろうと決めていたこととは全然別なことをやったり……と、かなーり何度も挫折しています。

ただGTDの良いところのひとつは、『復帰のしやすさ』もあります。

さんざん『やろうと決めていたこと』を放り出したあとでも、あるていどの情報が整理されているため、それ以降のできごとを調整するだけで、また作業に復帰することができます。

GTDについては通り一遍の説明はしつくされていますので、どういうところで挫折するのか、その後どうするのか……という説明があれば、いつかどこかの誰かの役に立つかもしれません。

今後のエントリーで、そのあたりのことを掘り下げていきたいと思います。

そして、もうひとつ長く実践しているワークフローが『ポモドーロ・テクニック』です。

タイマーを使って25分おきに5分のインターバルを挟み、4回めの休憩は15分とる。という、長時間、集中力を途切れさせずに作業し続けるためのテクニック。

こちらもシンプルでかつタイマーひとつあれば実践できるため、とても重宝しています。

いろいろ他の方法も試してみましたがいまいち根付かず。

2018年現在の今は上記ふたつを組み合わせ、計画やタスク管理などはGTDで。タスク実行の時はポモドーロ・テクニックを利用するようにして日々の雑務をこなしています。

「きちんと『GTD』を知りたい」という方は、以下の本をごらんください。

また、『ポモドーロ・テクニック』については、以下の記事がわかりやすいと思います。
今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー[日本版]

ツール

タスク管理: Remember The Milk(以下RTMと記載)

日々の細かなタスク、リマインダーはこのブログではおなじみの牛さんアプリ。

Remember The Milk: Online to-do list and task management

ショートカットキーでほぼマウスを使わず操作でき、スマートリストを利用すれば見たい情報にだけアクセスできる。

締切だけでなく開始日でもリマインダーしてくれて、『毎月最終水曜日』など繰り返しの指定も柔軟。

とにかく機能が盛りだくさんで、生活のかなりの部分でこのアプリに頼っています。

もう私の中でインフラレベルになってるんですが、いつかサービス停止されたらどうしよう……とドキドキすることがあります。

プロジェクト管理: Inkdrop

MarkDownノートアプリです。
エディタなのですが、プロジェクト用の情報整理に使っています。

Note-taking App with Robust Markdown Editor – Inkdrop

タスク管理もできて便利。
ノートのカテゴリ分け、タグ付けもできるし、共有ノートとして公開することも可能。

ノートリンクを取得してノート同士を関連付けたり、特定のノートだけをセパレートさせて資料ノートと並べながら入力することも。

…と、まあいい事ずくめのアプリです。
こちらも有料アプリなのですが、かゆいところに手が届くため手放せなくなりました。

Evernoteでも良かったのですが、いまは資料アーカイブ専用です。

また、頭の中があまりにごちゃごちゃしている時は、一時的にWorkflowyを利用します。

アウトラインエディタなのですが、どこまででも階層化していけるのが魅力的で、自分の気の済むところまで「考えたいこと」について掘り下げていいけます。

掘り下げる事柄は文章ではなく見出しとなるキーワードのみを入力。

私は頭の中の考え事を構造化して一覧できないとストレスを感じる人間のようで、ある程度までアウトライン化できれば満足です。

それらを見渡して、今やるか・あとでやるか・もっと後にやるか……を決めていきます。

「後に回す」と決めた事柄はリスト化して、Inkdropの『Passive』ノートブックに格納。

今はまだActiveではないタスク群の集まりで、GTDでいうところの『Someday』と『Waiting』を合わせたリストです。

そして少し先までの「やること」は、順次プロジェクトノートに詳細を書き記していきます。

タイマーアプリ: Clockwork Tomato

Androidアプリ。場面ごとにプロファイルを作って、職場用と家用と使い分けています。

Clockwork Tomato – Google Play の Android アプリ

キッチンタイマーのようにカチカチ音を鳴らすか、アラーム通知音をどれにするか、タイマーが鳴った後は自動で休憩時間に突入するか……などなど、そのほかにもタイマーの長さから時計のデザインまで、とことんまで自分好みにカスタマイズできます。

日別、週別、週ごとの作業時間累計の一覧も可能。
私は利用してはいませんがTaskerとの連携もできます。

職場では音が鳴らないよう設定し、作業時間が過ぎると画面が閃いて教えてくれます。

作業時間はほんの少し長めの30分で設定。休憩時間5分で、長い休憩時間は15分。

家ではカチカチ音のみ消して、作業時間は公式通りの25分。休憩時間5分。長い休憩時間15分。

1ポモドーロ終了ごとに、スタンディングデスク、座卓、スタンディング、床に寝転がって……と姿勢を変えて作業しています。

職場でも家でも5分の休憩時間ごとにメガネを取ってパソコン画面から離れ、トイレに行ったり飲み物をおかわりしたり。

ストレッチして書類を整理して……といった感じでしょうか。

もう一つプロファイルがあって、それはゲーム用。
Switchで『ゼルダの伝説』とか遊んでると、平気で週末を溶かしてしまうので40分おきにタイマーで知らせるようにしています。

ほかにも細かい用途であれこれソフトやアプリを使っているのですが、それはまた後のエントリーで。