【再掲】GTD歴6年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します

このエントリーは、2013年当時に旧ブログで書いたものです。 (タイトルも実際には『GTD歴8年目くらい』が正解です)

移転後の今も多くの方の閲覧をいただいておりますが、先日、メンテナスに失敗し画像をざっくり削除してしまったため、少し見辛いものとなってしまいました。

ここに修復したものを、改めて掲載いたします。
(※2018年4月 さらに読みやすくなるよう改稿しました)

GTDまとめ

GTDとは

正式名称は『Getting Things Done』という、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱したタスクマネジメントおよび情報整理術。

ざっくり言うと、日々のあらゆる『気になること』を集めて頭の外に出し、然るべき場所へ整理してからスッキリとした頭で目の前の『やること』に集中しましょう。というワークフローです。

詳しくは、ご本人著作の日本語訳本『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(2008年版)と、『全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(2015年版)にて解説されています。

どちらの本も大きく内容は変わりません。

ただ、2008年版から以下のように、『GTD実践のための5つのステップ』についての細かいニュアンスが調整されました。

GTD実践のための5つのステップ

  • 収集 → 把握する
  • 処理 → 見極める
  • 整理 → 整理する
  • レビュー → 更新する
  • 実行 → 選択する

改訂版の本を読んでから、さらに知識を深めようとWebを検索された方は混乱されたでしょう。

GTDについて解説しているサイトはたくさんありますが、そのほとんどが耳に馴染んだ旧版の用語が使われていますので、その点を踏まえた上で読み進めてください。

GTDの基本フロー

GTDのワークフロー

GTDは上図のワークフローのように、

  1. やりたいことを『収集・把握』し
  2. 今やるべきことを『見極め(処理)』
  3. 情報をしかるべきところに『整理』し
  4. 定期的に、それらを『レビュー』にて『更新』しながら
  5. 今、やるべきことを『選択・実行』する

……という流れで実施していきます。

最初の一回は大々的な『収集』から。
その後は『レビュー』の中で、こまめに『収集・処理・整理』を行い、順次タスクを『実行』していきます。

収集/把握する

収集

  1. すべての「気になること」を把握し、頭の外に出す
  2. インボックスの数は必要最小限にする
  3. インボックスは定期的に空にする

ある程度のスペースと時間を確保して、気になっていることすべてを『収集』していきましょう。

日々のモヤモヤや気になっていることは、とにかく紙に書くなどして頭の外に追い出してください。

頭の中だけで複数のモヤモヤを順繰りお手玉して悩み続けていると、それがストレスになって眼の前のことに集中できなくなってしまいます。

『やるか・やらないか』または『できるか・できないか』の判断はこの後で。
とにかく頭の外へ追い出すことが大切です。

インボックスとは

書類受けや受信メール箱、手帳など、「やるべきこと」を受け取る場所のことです。

インボックスは複数あるのが普通です。
「それらをチェックすれば、情報の漏れはない」と信頼できる『インボックスリスト』を作って、後述するレビューの際に毎回それぞれのインボックスを空にしていきましょう。

『収集』のポイント

  • 特定のカテゴリのみではなく、本当にすべてのことを収集する
  • 『収集』と『実行』を同時に行わない
  • 自分用のトリガーリストを作成し、定期的に『収集』すると良い

処理/見極める

処理

インボックスに集まった「やりたいこと」や「やるべきこと」について、「これは何か?」と、改めて見つめ直す作業のことです。

「Inbox」にある情報を、『処理』するための問い

  • 行動を起こす必要があるか?
  • 次にとるべき行動は1つ?
  • 2分以内にできる?
  • 自分でやるべき?
  • 特定の日付にやるべき?

ここで情報の種類を判断し、次の『整理』の段階で適切な場所・システムへ預けます。

ここでの肝は、ほとんどの案件について「今はやらない」と決めることです。

時間と体力の許す限り「なんでもやりたい・やらなければ」と思っているから頭の中がモヤモヤしてしまう。

ただそれらを手放さずすべてを抱え込んでいては、「本当にやりたいこと」が後回しになったり、十分なリソースを充てることができなかったりしてしまいます。

「今はやらないけれど、時期がきたらやる」と、勇気を持って後回しにいきましょう。

複数のタスクを抱え込んでいても、基本はシングルタスクで臨んでいくのがGTDです。

そうして厳選した「やる」と決めたことに関しては、次の問いについて判断していきましょう。

  1. 求めている結果はなにか
  2. 次に取るべき具体的な行動は何か

何をすべきかわからないタスクを、そのままタスクリストに保管するのは危険です。

のちのち抽象的なタスクに遭遇して面食らい、深く考えずに見当違いなことをしてしまったり、はたまたゴールがわからないことがストレスとなり、それを回避しようと後回しにすることにもなりかねません。

『処理』する上で、気をつけるべきこと

  • 『処理』はインボックスの上、または下から順に着手する
  • 一度手にした案件をインボックスに戻さない
  • 2分以上かかるタスクでは『処理』と『実行』を同時に行わない

整理する

整理

『処理』した情報を、最適な受け皿に預ける作業が『整理』です。

  • 行動を起こす必要がないもの:「ゴミ箱」「いつかやる/多分やるリスト」「資料」
  • 2つ以上の「やるべきこと」があるもの:「プロジェクトリスト」
  • 2分以内に実行可能なもの:今すぐとりかかる
  • 自分でやらなくてもいいもの:適任者に依頼し、「連絡待ちリスト」へ
  • 特定の日付にやるべきもの:「カレンダー」にメモ

2分以上かかり、誰かに任せることができないと判断されたものや、プロジェクトリストの中のひとつひとつの具体的な「やること」を集めたものが『次にとるべき行動(NextAction)リスト』です。

この『次にとるべき行動リスト』が、メインのToDoリストとなります。

『整理』する上で、気をつけるべきこと

  • 区別ははっきり、重複しないように整理する
  • ツールは複数使用しても良い。ただし、できるだけ最小限に
  • 「いつかやる/多分やるリスト」には膨大な量のタスクが、いつまでも居座り続けるものだと諦める
  • 一度にとりかかれるタスクの量を把握し、自分で管理できる範囲内で「プロジェクトリスト」を作る

リスト・リマインダー・コンテキスト

リスト

やることリストや持ち物リスト、買い物リストなど。用途に応じてさまざまなリストを作って活用していきましょう。

リマインダーはタスクを確実に忘れないために予めセットしておく「キッカケ」 となる工夫全般を指します。
リマインダーを仕掛けることで、そのタイミングが来るまで当該案件を安心して忘れていられます。頭の中を空っぽに保つため、積極的に活用していきましょう。

コンテキストは、そのタスクを実行するにあたって必要となる人・場所・ツールなどの要素を言います。 コンテキストが一緒のタスクを複数まとめて『実行』していくと効率が良いですが、多用しすぎると管理の手間がかかるのでほどほどに。

また、それぞれ自分好みのデジタルツールなどを活用しましょう。

私のオススメはremember the milkです。無料でも使えるけれどスマホで有効活用したいなら是非、課金して使ってください。
私はスマートリストとスマートアドを使うようになってから、他のツールに浮気できなくなりました。

プロジェクトリスト

プロジェクトリスト

『処理』の際に「1年以内に達成可能で、2つ以上やるべきことがある」と判断されたものはプロジェクトとします。

さらに私なりのアレンジで「コンテキストが2つあるもの」や「やるべきことは1つでも、遂行するのに複数日必要なもの」はプロジェクト化しています。

「プロジェクトリスト」を作成する際にも、「ゴール」と「次にやるべきこと」を設定しましょう。

プロジェクトタスクの階層化は、自分の管理できる範囲で、順次、必要に応じて細分化して取り組んで行くと良いです。

レビュー/更新する

レビュー

『レビュー』は、新たにインボックスで受け取った情報や、発生したタスク、『収集』した「やりたいこと」「やるべきこと」を『処理』『整理』する作業です。

  • 新たに発生した「頭の中の気になること」を『収集・処理・整理』する
  • システム全体を見渡す
  • 各種リストを更新する
  • 処理済みの資料を収納または処分し、情報を更新する

必ず『整理』された情報やタスクについて、最適な状態になっているか定期的に点検しましょう。

やることリストにあるタスクをやりとげ、スッキリとしてきたら「いつかやる/多分やるリスト」にあったタスクを、「次にやることリスト」へ移動させましょう。

何かの理由で取りかかっていた「プロジェクト」が中断されていた場合、途中経過の「ログ」を残して再始動するための種を蒔いておくのも、このタイミングで。

毎週チェックするべき項目と、ひと月または1年おきくらいの間隔でチェックしておけばいい項目など、自分なりにアレンジしてレビューリストを作成すると良いです。

実行/選択する

実行

GTDでサポートされるのは、目の前のやるべきことに集中するべき『状況を作り出すところ』までです。

環境だけは揃っても、なかなか目の前のことに手を付けられない。なんだかやる気が起きない。……などということが、往々にしてあります。

もしも「完璧にGTDのフローをなぞっているのに、それでもタスクの減りが遅い」、または「よく停滞させてしまう」という方は以下の方法を試してみてください。

『実行』する仕掛け作り

  • 「やらないことリスト」を作る
  • 「作業前作業リスト」を作る
  • 小さく始める
  • ログをとる(記録する)

またGTDのほかに『ポモドーロ・テクニック』などを、併用することをオススメします。

プレGTD

あまりの大掛かりなことはやりたくない。できない。と思われた方は、以下のエントリーをお試しください。

忙しい人 / 面倒くさがりの人ための『プレGTD』

参考文献

私なりにアレンジしたところや、独自の解釈で理解している部分がありますので、『より厳密なGTDを知りたい』という方は、原典を参照ください。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン
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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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