【再掲】GTD歴6年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します

このエントリーは、2013年当時に旧ブログで書いたものです。
(タイトルも実際には『GTD歴8年目くらい』が正解です)

移転後の今も多くの方の閲覧をいただいておりますが、先日、メンテナスに失敗し画像をざっくり削除してしまったため、少し見辛いものとなってしまいました。

ここに修復したものを、改めて掲載いたします。

GTDまとめ

GTDとは

頭の中にある「全ての気になること」をすべて収集し、適切なリストやリマインダーに整理して、「今やるべきこと」に集中するためのフレームワーク。

GTDフロー

GTDにおいて見逃されがちな基礎的なポイント

  • GTDとはボトムアップ的なアプローチである
  • GTDには優先順位を付ける必要はない
  • 『収集』・『処理』と『実行』を同時に行ってはならない
  • GTDのためのツールは複数あっても良い(ただしありすぎるのも問題)
  • リストはどんどん作って活用していこう

『収集』とは

収集
ある程度のスペースと時間を確保して、頭の中の気になっていることを全て『収集』しましょう。
書類受けや受信メールなど、「やるべきこと」を受け取るべき場所を「Inbox」と呼びます。

『収集』のポイント

  • 「inbox」は複数あっていいけれど、最小限に留める
  • 特定のカテゴリのみではなく、本当にすべてのことを収集する
  • 「inbox」は定期的に空にする
  • 『収集』と『実行』を同時に行わない
  • 自分用のGTDトリガーリストを作成し、定期的に『収集』しましょう

『処理』とは

処理
「Inbox」に集まった「やること」「やるべきこと」について、「これは何か?」と、改めて見直す作業のこと。
ここで情報の種類を判断し、次の『整理』の段階で適切な場所・システムへ預けましょう。

「Inbox」にある情報を、『処理』するための問い

  • 行動を起こす必要があるか?
  • 次にとるべき行動は1つ?
  • 2分以内にできる?
  • 自分でやるべき?
  • 特定の日付にやるべき?

処理のフロー

『処理』する上で、気をつけるべきこと

  • 『処理』は「inbox」の上、または下から順に着手する
  • 「inbox」に戻さない
  • 『処理』と『実行』を同時に行わない
  • 『処理』の段階で、その作業の「ゴール」「次にとるべき行動」を考える

『整理』とは

整理

『処理』した情報を、最適な受け皿に預ける作業が『整理』。

  • 行動を起こす必要がないもの:「ゴミ箱」「いつかやる/多分やるリスト」「資料」
  • 2つ以上の「やるべきこと」があるもの:「プロジェクトリスト」
  • 2分以内に実行可能なもの:今すぐとりかかる
  • 自分でやらなくてもいいもの:適任者に依頼し、「連絡待ちリスト」
  • 特定の日付にやるべきもの:「カレンダー」にメモ

『整理』する上で、気をつけるべきこと

  • 区別ははっきり、重複しないように整理する
  • ツールは複数使用しても良い。ただし、できるだけ最小限に
  • 「いつかやる/多分やるリスト」には膨大な量のタスクが、いつまでも居座り続けるものだと諦める
  • 一度にとりかかれるタスクの量を把握し、自分で管理できる範囲内で「プロジェクトリスト」を作る

リスト・リマインダー・コンテキストについて

リスト
やることリストや持ち物リスト、買い物リストなど。用途に応じてさまざまなリストを作って活用していきましょう。

リマインダーはタスクを確実に忘れないために予めセットしておく「キッカケ」 となる工夫全般を指します。

コンテキストは、そのタスクを実行するにあたって必要となる人・場所・ツールなどの要素を言います。
コンテキストが一緒のタスクを複数まとめて『実行』していくと効率が良いですが、多用しすぎると管理の手間がかかるのでほどほどに。

それぞれ自分好みのデジタルツールなどを活用しましょう。
私のオススメは無料ならばTickTick
もっともっとパワフルに使いたいならremember the milk。無料でも使えるけれどスマホで有効活用したいなら是非、課金して使ってください。
私はスマートリストとスマートアドを使うようになってから、他のツールに浮気できなくなりました。

そのほか、有名なのはたくさんありますが、私が使ってないのでこの場では割愛します。

プロジェクトリストについて

プロジェクトリスト
『処理』の段階で「2つ以上、やるべきことがある」となったものはプロジェクトとします。
さらに私なりのアレンジで「コンテキストが2つあるもの」「やるべきことは1つでも、遂行するのに複数日必要なもの」はプロジェクト化しています。

「プロジェクトリスト」を作成する際には、必ず「ゴール」と「次にやるべきこと」を設定しましょう。
プロジェクトの階層化は、自分の管理できる範囲で順次、必要に応じて細分化して取り組んで行くと良いです。

『レビュー』とは

レビュー
『レビュー』は、新たに「inbox」で受け取った情報や、『収集』した「やりたいこと」「やるべきこと」を『処理』『整理』する作業です。
現在、『整理』された情報やタスクについて、最適な状態になっているか定期的に点検しましょう。

「いつかやる/多分やるリスト」にあったタスクを、いざ取りかかろうと「プロジェクト化」させる。
何かの理由で取りかかっていた「プロジェクト」が中断されていた場合、途中経過の「ログ」を残して再始動するための種を蒔いておく。

毎週チェックするべき項目と、ひと月または1年おきくらいの間隔でチェックしておけばいい項目など、自分なりにアレンジしてレビューリストを作成すると良いです。

『実行』する仕掛け作り

実行
ここまでずっと「水のように澄んだ心で、目の前のタスクに集中できる状況」を作り出してきたというのに、ビックリするぐらいできない理由を探して逃避行動に走ってしまう日々。

そんな自分にサヨナラするため、以下の方法をお試しください。

  • 「やらないことリスト」を作る
  • 「作業前作業リスト」を作る
  • 小さく始める
  • ログをとる(記録する)

GTDのトップダウンアプローチ

トップダウンアプローチ
GTDをトップダウン的なアプローチからプロジェクト管理していく時の、私なりのやり方をご紹介します。

  1. トップダウンで『収集』
    1. 実現可能かどうかを考えず、とにかく将来のなりたい自分、やりたいことなどを思うままブレストする
    2. 自分の中でなんの生産性も有効性もない時間泥棒を探し出し、やらないことを宣言
  2. トップダウンで『処理』
    1. 上記1-1で『収集』したやりたいことについて、「やるか/やらないか」「今やるか/あとでやるか」を判断する
    2. 上記1-2でやらないと宣言したできごとについて、やらない仕組みを考える
  3. 数年かかるプロジェクトは「長期スパンプロジェクト」として、普通のプロジェクトと区別するようにする
    1. 「長期スパンプロジェクト」も通常のプロジェクトリストと同様「ゴール」と「次にやるべき行動を決める」
    2. 一定期間や特定イベントのタイミングでチェックするべき中間目標(マイルストーン)を設定する
    3. 「長期スパンプロジェクト」とは別にゼロベースでブレストした「今年のやりたいこと100リスト」を作成してもよい
  4. 「長期スパンプロジェクト」は、ある程度中期から長期の間隔をとった『レビュー』で良い
    • 計画変更や微調整が手間にならない程度に、ざっくりと管理してざっくりとレビューする
    • 目標値の修正など変更があった場合は、上書きせずに、別のバージョンとしてアーカイブ
  5. 「ゴール」達成だけを目的とせず、楽しんで『実行』していける仕組みを工夫する

参考文献のご紹介

これまでの内容は、この本をもとにしたものです。

私なりにアレンジしたところや、独自の解釈で理解している部分がありますので、『より厳密なGTDを知りたい』という方は、原典を参照ください。