情報整理用のツールをInkdropからDynalistに乗り換えました

以前、『Inkdrop』GTD用の整理ノートとして利用していると書きました。

メインのタスク管理ツールは『Remember The Milk』(以下RTMと表記)のまま、今は大部分のノートやメモを『Dynalist』を使って整理しています。

キッカケは以下のエントリー。

誰もがやっている方法にみえますが、ここでアダムがちょっとおもしろい表現をしています。このチェックボックスの色付けはもちろん仕事を管理するためのものでもあるのですが、いま自分の仕事にどのような「勢い = モーメンタム」がついているのかを直感的に把握するためなのだそうです。

(中略)

作ったリストを全部実行することが目的なのではありません。 やるべきでなくなったタスクもあれば、勝手になんとかなってしまったタスクもあるわけで、リストは本当にやるべき「勢い」を生み出す箇所をわかりやすくするためにも仕えるわけです。(原文ママ)

勢いのある部分を可視化するって、「気になることすべてを頭の外に追い出す作業」と似ているなと思いまして。

気になっていることすべてをリスト化して、一覧表示されている中で、「どこに一番、情熱を注ぎたいか」「どの項目が一番ホットか」とスポットを当てられるようになったら面白いな……と思って取り組んでいます。

EvernoteやInkdropなど、ノートアプリとして使っていると、項目ごとに分類できてそれはもうとても便利なんですが、そうすると一覧性が悪くなってしまいます。

そこでアウトラインエディタであるDynalistを使って、今現在の頭の中の気になっていることをどんどん可視化してみました。

下位要素が増えると一覧性が悪くなってしまいますが、ショートカットキーひとつで折りたたんだり展開したりできるので便利です。

タグを使って検索&絞り込み表示も可能なのも良いところ。

ノートアプリだと検索しても、一覧表示はできません。

工夫してプロジェクトごとにノートを分けて、今月やることリストを作って……と、使いやすく・見やすくノートを整理してしまうと、ある程度の時が経ったときに『タスクの旬』が過ぎ去ってしまっていることがあります。

「やろうと思っていて、でもモチベーションがさがってしまった」とか。
RTMに締め切りまで設定しているタスクも延期延期を繰り返し、そのとき目についた別のことをやりながら締め切りだけ再設定し続けているタスクとか。

ノートアプリとタスク管理ツールとの連携では、この辺の『タスクの旬』をやり過ごしてしまったもので溢れてきてしまうのが悩みでした。

そのため月次レビュー、3ヶ月次レビュー、年次レビューと定期的にプロジェクトノートを作り直していたのですが、これをアウトラインエディタでやって一覧性を高めてみたらどうなるかと実験しています。

参考にしたエントリーでは、一定期間を経ると改めてリストを作り直すとも書かれていましたので、やはりGTDでいうところの週次レビュー的な作業は不可欠なのだと思います。

引き続き、ブログの原稿などはInkdropで進めつつ、今後はRTMの補助ツールおよび情報整理ツールとしてDynalistを利用したいと思っています。

わたしの使い方

RTMとの連携

あくまでも私のタスク管理のメインツールはRTMです。

RTMに登録するまでの情報整理や、「これはタスクか・そうでないか」などの判断などはDynalistに任せつつ、「このタスクに手を付けよう」と思ったものはRTMに登録して、「いつ・どこで・どの順番で手を付けるか」などをスケジューリングしていきます。

ただし2つの間で重複するデータがあると、管理の手間が増えたり、情報の差が生まれたりするのが難点です。

もっと他に良い方法があるのかもしれませんが、今は以下のように工夫しています。

単純にコピペする

Dynalistを使って頭の中で気になっていることをブレストしていても、ただの情報だったりメモだったりの羅列も存在します。

パッと眺めて「これはタスクだな」と思ったものに『#Task』タグを付けます。

さらに「これはRTMに登録しよう」と思ったものについては、『#RTM』タグを付与。
あとで見渡したときに、RTMにタスク登録したかどうかを判断しつつ、登録しっぱなしで全然実行していないタスクの炙り出しにも使います。

また調子に乗って自分の裁量を超えた量のタスクをRTMへ登録してしまっても、そのあと「やっぱり、やるのやーめた」となったときに、RTM上でそれぞれのタスクを見つけ出して削除するのが手間になります。

RTMにて正式にタスク化する前に『#NextAction(次にやる)』『#Passive(待機中)』などのタグを付けて、順次、それがどんな常態なのかもわかるようにしています。

『#NextAction(次にやる)』は、今やっているタスクを完了させたら次に取り掛かるタスクで、『#Passive(待機中)』は他人の常態や時期により、まだやるべきでないタスクのことです。

例えば、妊娠した友人が出産を無事に終えたら、「友人に出産祝いを贈る」とかですね。

リンク機能を活用する

Dynalistで気になることをブレストしている最中、メモとしてあれこれ書くことがあります。

RTMではリンク情報もプロパティとして付与させることができますので、Dynalistで然るべきアイテムのリンクを貼り付けしておくとあとあと便利です。

逆もまた然りで、RTMではリストや検索結果、タスクも個別のリンクを割り当てることができますので、Dynalistに資料としてリンクを貼り付けておくことも可能ですね。

たまに重くなる

調子に乗ってひとつのドキュメントの中でアイテムが増やしていくと、挙動が重くなることがあります。 その場合は今必要ない要素を折りたたんだり、別のドキュメントなどに移動してアーカイブしておくと良いでしょう。

以前、そうやっても変わらなかったことがあったのですが、パソコンを再起動したら直りました。

エクスポート

リストの編集ではマークダウン記法に対応してはいますが、マークダウン形式でのエクスポートには対応していません。

そこで一旦、HTML文書でエクスポートして、WebサービスのHTMLからマークダウンへの変換をやっています。

HTML を Markdown へ変換というサイトが使いやすくてオススメです。

この機能を使うと、ある程度のブログの下書きをDynalistでやっておいて、その後、別のマークダウン対応のエディタに即座に貼り付けして編集していくことができて便利です。

Dynalist 公式サイト