今までやってきたGTDについて「こんな感じでやってます」とブログに棚卸ししています。
今回は取り組んでいるプロジェクトの『見直し』と『更新』をするための週次レビューについて。
以下が、私が週次レビューで『やること』としてリストアップしているタスク群です。
週次レビュー
- 情報整理
- 家計簿更新
- 手帳の未記入欄を埋める
- Inboxリストから未処理情報を集める
- 未処理書類を机に集める
- そのほか頭の中の「気になること」をリストアップ
- 2分以内に片付けられるものを処理する
- 各プロジェクトノートの進捗状況を確認（IDの各種ノートを更新する）
- 週間タスクダイアリー記入
- IDとRTMと同期させる
- 保管する書類は仮置き場所に
（※ID=Inkdrop、RTM=Remember The Milk）
仕事が落ち着いたので、最近は土曜日の開いている時間を『レビュー』に当てています。
やることはおもに『情報収集』。
普段から何か『やること・やりたいこと』を見つけたり、思いついたりした時はInboxリストにメモしておきます。
『Inboxリスト』とは
各種未処理情報の集まる場所をリスト化しておき、そこを総ざらいすることでタスク漏れがなくなります。
- Gmailの受信箱、スター付きメール
- RTMの受信箱リスト
- IDのInboxノートブック
- 書類受け（物理的な物置）
2018年現在の私のInboxリストはこんな感じです。
『週間タスクダイアリー』とは
けっこうな頻度で、最初に計画していた「やろう」と思っていたことを見失ってしまいます。
思いつきの行動が多過ぎることが原因なのですが、それを防止するため、１週間単位で「やること・やったこと」を見直ししていくと、『計画と実態』の乖離がなくなるような気がします。
そこでレビューの時に『NextAction』リストから、「これは今週とりかかろう」と思うものをピックアップ。
手帳で管理していたころに『週間タスクダイアリー』としてノートに書き出していましたが、今はRTMにて『今週やること』リストとしてスマートリストでまとめています。
だいたいのタスク量は、見積もりより少し多めです。
思いがけずタスクを全てやり終え、「はて、どうしようか」と、うっかり遊んでしまうのを防止するためです。
ただヤル気や実行力が安定しないため、まったくタスクを完了させられないこともよくあります。
そういう時のため『絶対やること』を１つから３つくらいを指定しておき、最初はそこに集中力を向けるようにしています。
基本的には計画の６～８割が達成されれば上出来です。
２週次レビュー
最初は週次レビューの中に入れていた項目で、「これは頻度を落としていいな」と思ったものは、別途『２週次レビュー』として隔週ごとにおこなっているレビューリストに加えています。
- 各プロジェクトの進行状況をレビューする
- 停滞しているプロジェクトの評価判断 → スケジューリング、保留、中止
- Someday、NextActionからの棚卸し
- 仮置き書類はフォルダに入れて分類
- いらないものの処分
- Googleフォトの整理など
特に重点的におこなっているのがプロジェクトの見直し。
複数のプロジェクトを並行して進めているため、面白くて手応えのあるプロジェクトばかりが進み、面白みがなく地味なプロジェクトはないがしろにしがちです。
進捗がイマイチなプロジェクトについては、次回から優先的にタスクを消化していくようスケジューリングするか、またはいったん手仕舞いして別のプロジェクトに着手するか……など見直しするようにしています。
着手していたプロジェクトを完了させていた場合は、GTDの中の『次のやること』リストや『いつか』リストの中から、どんどんタスクを棚卸ししていきます。
整理
さらに仮置きとして保存してた書類をしかるべき場所へ移動させます。
我が家では百均で売られている書類ケースを使っています。
『医療関係』『保険関係』『金融機関関係』『税金関係』『学校関係』などざっくりと分けて保管。
この書類ケースも１年に一度見直しをして、不要になった古い書類は廃棄処分に。
そして、Googleフォトのアルバムや各種端末のクラウド同期、ブログのバックアップなど、定期的にやっておきたい項目もここらで一気に片付けてしまいます。
まとめ
２週次レビューまでは、プロジェクトやタスクリストの中身だけを調整するようにしています。
日常的にプロジェクトノートやタスクリストをこまめに更新していると、レビュー時間は驚くほど早く終わりますので、日常的にコツコツ整理しておくほうが良いようです。
月イチの頻度でおこなっている『月次レビュー』は、振り返りと次の月のタスク計画を重点的に。
GTD全体の見直しは『３ヶ月次レビュー』と『年次レビュー』でゼロベースからブレストし直すことで調整するようにしています。
