私のタスク管理: 決断を先送りさせるための『リマインダー』について

今回は『タスク』などやることには含んでいない『リマインダー』についてです。

先日の記事と少し重複する部分もありますが、以下に詳しく説明します。

リマインダー

一般的に「このタスクの締切が近づいてるよ!」と教えてもらうことを『リマインダー』と呼んでいますが、このブログの中では『タスク通知』と称して使い分けしています。

私の中での『タスク』と『リマインダー』の違いは、「行動すると決めているか・いないか」です。

その時が来るまで決断を先送りする

例えば、本の発売日や映画の公開日など。

大好きな人が手掛けたものなら迷わず行動しますが、「ちょっと気になる」程度の人のものならば、いざその時がきたら熱が冷めていることも。

そういうときは「あとで思い出す手助けだけしてくれればいい」と、リマインダー登録しています。

「やるか・やらないか」の決断は、リマインド通知が届いた、その時の状況をみて決めていきます。

「白か黒か」が、クッキリと分かるものに対しては即座に決められます。

ですが、「あとで白になるかもしれない黒」とか「同伴者のその時の白黒判定に委ねられる」というような事柄については、急いで決断をくだす必要はありません。

決断すべき期限がすぐそこに迫っている場合は例外ですが、日常生活を送る上で「何か気になったこと」を逃さずキャッチするには良い仕組みだなと取り入れています。

そのほかにも「今年は車検がある」といった場合、車検があるのは12月ですが、それを4月の時点で気がついたとします。

ついでに修理してもらいたいとか、パーツ取り換えを依頼しようと検討するのは、せいぜいひと月前くらいが妥当です。

4月の時点で詳細を決められません。

そこで3ヶ月前くらいからひと月おきに『12月車検』というリマインダーを設定しておき、財布と心の準備をしていきます。

もちろん思いついた時点で、何を準備するか詳細をメモしておく。

そうして、ひと月前くらいに『車検の依頼をする』のようなタスクを作成し、詳細を盛り込みながら臨んでいくようにします。

なるべくギリギリまでタスクを作成しないようにしているのは、計画変更に対応させるため。

そしてもう一つ、以下のような理由もあります。

タスクと分ける効用

Remember The Milk(以下、RTMと記載)の紹介エントリーの際にも解説したことがありますが、私はリマインダーとタスクをリストで分類しています。(参考記事: 私のRTM【リスト構成と運用ルール】

RTMでは登録したタスクの数量が表示されますので、ここのボリュームが大きすぎると「やんなきゃいけないこと多すぎるっ」と焦ってしまいます。

「行動を起こすべきタスク」と「行動起こすかどうかあとで決めるリマインダー」を分けることで、今後の見通しが立てやすく、「次はこれ、その次はあれ」と落ち着いて着手すべきタスクを選び出すことができます。

リマインダーに登録されている情報は、本の発売日から映画の公開日、スーパーの安売り日、免許の更新や、年払いにしている保険の引き落とし日などさまざま。

その日にいきなり「今日は免許の更新日!」と通知されても対応できませんので、だいたい2周間前から1ヶ月前には通知するよう設定しています。

また完了リストを眺めながら手帳に1日の流れを記しているため、なるべく純度を保った「やったこと」のみを表示させたいと思っています。

RTMには優れた検索機能がありますので「今日から3日前までの期間でやり終えたタスクのうち、リマインダーリストに含まれていないもの」といった条件で絞り込み表示させることができます。

completedWithin:"3 days of today" AND NOT list:Reminder

上記、検索構文をスマートリストとして登録することで、いつでも手軽に確認できるようになります。

まとめ

「何かよくわからないことに対して決断する」ということに、多少なりともストレスを感じてしまいます。

GTDにて「これはゴミ箱、これは資料」などと『処理/見極め』をしている際、迷ったら「これはあとから決める」という選択肢があることでリズム良くインボックスをカラにしていくことができます。

文字通りの『ストレスフリーの仕事術』を体験できるというわけです。お試しあれ。

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