GTDプロジェクト管理やブログの下書きなどに。私の『Inkdrop』の使い方

先日のエントリーで機能紹介した『Inkdrop』について、今回は私の使い方を紹介します。

Notebooks(ノートブック)の構成

Inkdropではノートブックとして、ノートを階層化させ管理することができます。

どこまで階層化していけるのかわかりませんが(5段階下まで作成できるのを確認しました)、あまり複雑にしすぎても手間が増えるだけですので、私はシンプルに2段階で管理しています。

同じ階層のノートブックは数字・アルファベット順にソートされますので、自分の中のカテゴリ分類とあわせて、頭に二桁の数字をつけるようにしています。

Evernoteの使い方などでよく紹介されている方法ですね。

未処理情報の置き場所: 00_Inbox

GTDではお馴染みのインボックスです。
まだ整理する前の、行き場を振り分けていない情報をここに仮置きしています。

なにか思いついたら、とりあえずここにノートを作成。

ただのキーワードのみのときもあれば、本を読んでて気になったフレーズをメモとして書き記しておくことも。

今やる: 01_Doing

今現在やってる最中、またはこの数日のうちにやるべきノートの集まりです。

『今月のやることリスト』という、このひと月でやろうと思っているタスク群ノートと、ブログの原稿などがこちらにあります。

GTD的ノート群

プロジェクトノート

これから数日、または数カ月かけてやろうとしていることの計画を書いたノート群。

自分の基準によって決めた「これは『プロジェクト』だ」と思ったやることについて、詳しい内容を記したノートです。

原本を作っておいて、デュプリケイト(コピー)すると量産できてラクですよ。

プロジェクトに必ず書く項目は以下の通り。

  • ステータス
    • 実施期間
    • タグ名: RTMで使用するタグ
    • 略称: このタスクの略称(RTMやEN、IDで検索するときのキーワード)
  • やること
  • ゴール設定
  • やったこと・やらないこと
  • 総括

※RTM=Remember The Milk EN=Evernote ID=Inkdrop

最初はざっくりと『やること』をタスクとして入力します。

プロジェクトを進める内に変更がでてくるので、直近3つくらいまでのことしかタスク化しません。

さらに時間が経過すると完了タスクが邪魔になってくるので、ノートの下に『やったこと』欄をつくり転記していきます。

同様にやろうと思ってやめたことも邪魔なので、目に入らないように『やらない』という項目欄を作って下にさげておきます。

実施期間が経過したら、レビューの時に反省やファインプレーを総括欄にメモします。

Passive(パッシブ)

アクティブ状態ではないプロジェクト・タスク群です。

GTDでいうところの『Someday(いつか)』とか『Waiting(返事待ち)』とか。
ぼんやりと「やりたいけれど、やるか・やらないかを決め兼ねていること」についても、とりあえずこちらに突っ込んでいます。

ほか

ほかには『2018』というノートブックに、「2018年に観た映画リスト」や「2018年に読んだ本リスト」などを集めたノート群。

『ReviewNote(レビューノート)』には週次レビュー、2週次レビュー、月次レビュー、3ヶ月次レビュー、年次レビューのリストノートを保管しています。

こちらのレビューリストも原本ノートを作っておいて、レビューのたびに該当ノートをデュプリケイトすればチェックリストとして使いまわせます。

今月やることリスト

作成したプロジェクトノートから、月のはじめに『今月のやることリスト』ノートを作成します。

各種プロジェクトノートで作成したタスクをコンテキスト毎にグループ分けすると頭の中が整理でき、どのタイミングでどのタスクに着手すると効率が良いのかが確認できます。

画像の例で言うと「会社でもできること・家でしかできないこと・習慣化したいこと」の3つ。

表示されてはいませんが、その下に「外出先でやりたいこと」という項目もあります。

そこからスケジュールの決まっているタスク、この週で着手しようとしているタスクにチェックボックスをつけ、同時にRTMへタスク登録。

また入り組んだプロジェクトの場合は、そのプロジェクトノートを共有ノートとしてWeb上で閲覧できるようにし、RTMで登録したタスクにURLをメモしておくとあとあと助けられます。

1. ノートを共有状態にする

ノート右上の共有ボタンをクリックすると、共有用のウィンドウが表示されます。

2. RTMのタスクにURLを登録する

3. 登録したURLをクリックするとWeb上でノートを閲覧できる

ちょっと情報にアクセスしたいだけの時は「ノートアプリを立ち上げ、該当ノートを探し出す」とするよりも、ずっとラクに内容を参照することができます。

アーカイブ

完了させたり、中断させたノートは、あらかじめ作ってある『アーカイブ』ノートブックに移動させます。

Inkdropにはステータスという属性も用意されているので、それを使って管理してもいいですね。

私の場合は、Evernoteでの使い方を踏襲したため未だにノートブックでの分類をしています。

GTD以外のノートブック

さてInkdropではGTDのプロジェクト管理以外にも、いろいろ利用しています。

  • 日報: 仕事用の日報です。箇条書きで、日々の起こった出来事・やったことを記しています
  • メモ: ブレストしたことや備忘録などのメモです

またインプット・アウトプットと大まかに分類したノートも。
インプットはよそから得た知見。アウトプットは公の場へ放出するテキストです。

インプット

『読書メモ』として読んだ本の気になったことをメモしています。

以前までは手打ちでポチポチ打ち込んでいましたが、今はGoogleの音声入力を使って朗読することでテキストを作成しています。

精度がなかなか良いですが漢字とひらがなの使い分けは忠実にはいかず、Siriのように「てん」「まる」「かいぎょう」には対応されていないので、ある程度の編集は必要です。

ただ「ブログで書評を書く」など公の場で使う用途でなければ、厳密にメモする必要はないので、今はこれでいいと思っています。

その他の勉強ノートなども、このインプット用ノートブックにて管理しています。

アウトプット

アウトプットはほぼブログの下書き原稿置き場です。

マークダウン記法で投稿できるプラグインを利用していますので、そのまま出来上がった文章をコピペするだけでWordpress内のエディタに移行させることができます。

去年まではここに『PTA』などもありましたが、今は役割を終えましたのでまとめてアーカイブさせています。

まとめ

ノートアプリとしてはEvernoteの方がメジャーですが、よりアウトプットに力点を置いた使い方をしようと思ったなら『Inkdrop』の方がずっと有利です。

エディタとして『Inkdrop』。資料閲覧は『Evernote』など使い分けるのもありかもしれません。

Markdownノートアプリ『Inkdrop』の公式サイト

お試しあれ。