GTDジャーナルの中身(試運転中) ログノート編

前回エントリーに引き続き、『私なりのGTDジャーナル』についての解説です。

『マスターノート』以上に試行錯誤が激化している『ログノート』について、いろいろ考えてみました。

GTDジャーナルとは

家事に関することをなんでも集めたノート『コントロールジャーナル』の、GTDバージョンです。

元ネタは『フライレディネット』のコントロールジャーナル。
(日本語の解説ブログ: 主婦の家事手帳(コントロールジャーナル)の作り方。情報の一元化で家事を効率化

詳しくは前回エントリーをご参照下さい。

GTDについての詳細はこちら。


さて、GTDジャーナルの参照用データと実行データに分冊し、前回は参照用データの集まりである『マスターノート』について語りました。

今回は実行データであるところの『ログノート』についてまとめるつもりなのですが、こちらがまだ私の中で固まっていません。

タスクログの取扱い

去年一年間、手帳を使っていて痛感したのが、「私は手帳でタスク管理するには向いていない性分である」ということです。

まず問題となるのがデジタルデータとの連携。
私は主たるタスク管理ツールに『Remember The Milk(以下RTM)』を使用しています。

このRTMに登録した内容を、ただ機械的にノートに書き写すだけでは意味がありません。
インクと時間の無駄です。

もうひとつはカレンダー形式のタスク管理に不向きな性格であること。
タスクをカレンダーのマス目に埋めていくのが苦手です。どうしても感想とか書き込んじゃうし。
空白ができるとストレスになるし、穴埋めにただの日記を書き込んでしまう。

あと欄に入り切らないほどタスクをこなす日もあれば、遊び呆けてまったくやらない日もあり、ムダとムラのある日々を送っています。週末なんて毎週、スッカスカです。

同じ理由で週間のバーチカルやレフト型のスケジュールにも馴染めません。

あと手帳を職場の机に開きっぱなしにしておくのには、どうにも不安を感じる人間です。
手帳でタスク管理をしようとしたら、どうしても仕事中にかなり頻繁に手帳を開くことになる。
書き込みしているときも、後ろを誰かが通るたびに手帳を綴じてしまいます。

誰もお前のことなんてそんなに注目してないよ。誰も見てないよ。とセルフツッコミ入れながらも、やはり他人の目が気になってしまう。
個室を与えられた人、パーティションのある人、自宅でひとりで作業している人が羨ましいです。

そんなこんなでタスクを手帳に書き込むという行為自体に、なかなか本格的に取り掛かれません。

これから取り掛かる予定のタスクを管理するにはRTMが最適。
実行したタスクをメモしていくにはカレンダーは向いていない。

悩んだ結果、カレンダーはイベントなどのスケジュール管理に。
週間ページには、一日のダイジェスト(タスクでも日記でもOK)を書き込みしていくことにしました。

EDiT 週間ノート 週間ページ

今回、『ログノート』にはEDiT 週間ノートを使用するので、ノートが100ページ以上用意されています。

そのノート部分を、『プロジェクト』管理に利用し、こちらに1ページ・1プロジェクトとして大まかなフローを書き込みしながら、やったことを日付入りでメモしていきたいと思います。

EDiT 週間ノートとは

カレンダーはスケジュール管理

予め予定のある箇所をブロッキングして、作業できる日時を見つけておきます。
詳細なタスク管理はデジタルツールに任せて、こちらでは月の中のイベントや交流などの流れを掴むだけにとどめておきます。

そのほかEDiT 週間ノートにはテーマやToDoを書き込む欄が用意されているので、適宜、必要に応じて書き込みしていきます。

EDiT 週間ノート 月間カレンダー

ToDoリスト欄がありますが、こちらにはプロジェクト未満のタスクのみを記入。

プロジェクトリスト

GTDジャーナルで管理するプロジェクト

先述したとおり、1ページ・1プロジェクトで大まかな計画と実践ログをメモしていきます。

EDiT 週間ノート プロジェクトページ

『プロジェクト』と言いましても、馴染みのない人にとっては何か大規模なものをイメージしてしまいそうです。
GTDの中の『プロジェクト』とは、あくまでも「やることが2つ以上あるもの」のことを言います。

例えば「粗大ごみを出す」も「ゴミの出し方、料金を調べる・役所に依頼する・ゴミを出す」に分かれますので、『プロジェクト』です。

そうだとすると、すべてのプロジェクトに無条件に1ページ割いていたのでは、ページ数がいくらあってもとても足りません。
書き込む手間も膨大になり、面倒くさくなって早々に手帳を開かなくなってしまいそうです。

そこで「その『プロジェクト』に取り掛かっている期間の見込みが90日以上のもの」のみを、『ログノート』で記録していこうと思います。
期間については、なんとなくのさじ加減です。少し運用してみて増やしたり減らしたりしていこうと思います。

ゴール設定

何ごとも数値化できるゴールを設定しておけば、後から振り返ったときに計画と現実とのギャップが埋められます。

そのため「なにをどれだけやったら、このプロジェクトは完了なのか」のゴールを予め設定しておきます。

またゴールまでの道のりが果てしない場合、マイルストーンとなる数値目標も欲しいところです。

このとき注意たしたいのが、数値目標について。
私は可能な限り自分でコントロールできるものにしています。

例えばダイエットで「ひと月に1キロ落とす」と決めても、運動を頑張って筋肉がつき逆に体重が増えてしまったり、停滞期に入って何をどうやっても体重を減らせなかったりということが起こった場合。

ここで設定したゴールの「1キロ」に囚われてしまうと、いつまでも結果が出せなくて、やがて体重計に乗ることすら止めてしまうのは火を見るより明らか。

ならば体重にはあまりこだわらず、「月に5回ジムに行く」とか、自分でコントロールできる行動をマイルストーンとして設定したほうが、行動が長続きしそうです。

大まかなフロー

詳細なフローを綿密に構築しても、それで何かやりきった気になってしまうダメ人間です。

『GTDジャーナル』では全体像をイメージできる程度の大まかなフローを事前に見通して、ある程度のタスクを抽出するのみにとどめ、詳細なタスク管理はRTMに任せたいと思います。

デジタルツールに任せるのは「コンテキスト分類・締め切り設定・資料関連付け・複製・削除」などが自在だから。
これをアナログツールで管理しようとすると、とたんに手間がかかります。

プロジェクトノートはプロジェクト全体を俯瞰して、今の現在地を図るためのもの。
または今後同じようなプロジェクトが発生したときに、全体の流れを思い出すためのものとして利用します。

タスク実行ログ

上記メモをしたあと線を引き、計画欄と実行欄に分けます。

実行欄には、日付とやったこと、取り掛かった時間などを羅列していきます。

もしも途中で計画が変更したら、再び線をして、新しい『ゴール設定』と『大まかなフロー』を記入。
スペースが足りなくなったら、ページ全体に斜線を引いて、新しいページで仕切り直しをします。

人に見せられるようなキレイなページ作りは、もう諦めました。

キレイににまとめた情報は『マスターノート』に集約。
『ログ』はあくまでも記録の羅列で、ツールとしての役割を全うしてもらいます。

完了のしるし

無事にゴールまで辿り着いたら、反省点を書き残しつつ、何かしらテンションがあがりそうなシールでも貼って目印にしたいです。

また『マスターノート』として使用しているコロモガエダイアリーには『YearlyPlan』という一年を俯瞰できる見開きページがありますので、そちらにもプロジェクトに携わった期間を記入しておきたいです。

コロモガエダイアリー YearPlan

一年を俯瞰してみて、どれだけプロジェクトに取り掛かれたか。
どのプロジェクトにどれくらいの期間を要したかをパット見でわかるようにしておきたいです。

まとめ

2016年12月末時点での『私なりのGTDジャーナル』として、以上のように構想(妄想?)してみました。

まだまだ試行錯誤の段階ですので、こちらも毎月の手帳の使い方レポとあわせて報告していきたいです。

最終的には手帳から離れて、ただの差し替え自由なノートが一番使いやすいということになりそうな気がしています。