私のRemember The Milk【リスト構成と運用ルール】

ここ数回、『Remember The Milk』の、あまり一般的ではない使い方を書いてきました。
ですが、実際、どんな特殊な使い方をしているのか?と問われれば、そこまで無茶なことはしていません。

今回のエントリーでは、自分なりの使い方として、どんなリストにどんなタスクを登録しているのか。
また、破綻させないために気をつけていることなどをまとめてみました。

Remember The Milk(以下RTMと表記)とは

ハイクォリティでマーベラスなタスク管理ツール。

詳しくは公式サイト、またはRTMについて紹介した記事を参照してください。

公式サイト

Remember The Milk: Online to-do list and task management

RTMについて機能を紹介した記事

リスト

最初はリストは仕事やプライベートなどジャンルごとに分けて使っていましたが、そのうち管理の手間を惜しんでひとつのリストにまとめるようになりました。

その後、GTDの「気になることすべてを把握する」を実践していくうちに、タスクとは関係ないセール情報や雑誌の発売日なども追加していくようになり、タスク全体を見直ししたくなった時のためにリストを分けました。

それぞれ……

  • 受信箱: 属性未定義のタスクの受け皿
  • タスク: やること。行動するを必要とするモノ
  • リマインダー: 備忘メモ。情報を思い出させるきっかけ
  • チェックリスト: 定型タスク。定期的にやろうと決めているもの

……という、感じです。

リスト共通の運用ルール

それぞれのリストには、自分なりに気をつけていることあるのですが、すべてに共通するルールもあります。

すべてのタスクに、必ずタグを付ける

タグは後で何かしら検索するときに、検索構文がスッキリするようカテゴリやコンテキストを適宜つけています。
どんなカテゴリにも属さないタスクは、ざっくり『ToDo』タグでひとまとめ。

リスト・タグはアルファベットで管理する

また検索構文やスマートアドを利用する際に、いちいちIMEを日本語に切り替える手間を省くため、リストやタグはすべてアルファベット表記です。

たとえば『買い物』タグは『shopping』。
『女子会』は『joshi』と、自分で理解しやすい英語、アルファベット表記で運用しています。

唯一、日本語で『要細分化』というタグがあるのですが、サジェスト機能に頼って『_要細分化』と、文頭に記号を付けて運用しています。


以下は、リストにどんなタスクを入力しているか。
それぞれの運用ルールも併せて書き出しました。

受信箱

ここはリストの名前の通り、「タスクを受信する」だけの場所です。

おもな用途は外出先で思いついたタスクを「とりあえず」保管しておく場所。

そのほか、なんとなくモヤモヤしているときは、気になることを受信箱に吐き出し、「やる」と決めたことをタグや締切を設定した後に、改めて適当なリストに放り込みます。

また、タスクがすべて整理されている状態であるなら、この受信箱は空でなければなりません。

タスク(Task)

行動を起こすべき『やることリスト』です。

ここで何より気を使っているのが、タスクの「大きさ」と「量」。

着手から長い期間かけて完了させられないタスクに、ストレスを感じる飽き性人間です。

なるべく数分から小一時間かけて終わらせられるタスクまで『やること』を細分化するようにしています。
ブログのエントリー書くとか、小一時間じゃ終わらないのも多々あるのですが、それでも最長3日で終わらせたいですね。

また、管理の手間も考慮するとタスクリストにあるタスクの数は80個くらいまでが限度のように思います。

現在は40個前後と、かなり余裕のある進行ですね。

リストとタスク数

それ以上のタスクはRTMには登録せず、Evernoteにざっくりとしたステップをメモするのみ。
日々、タスクを消化しながら、GTDのレビューの際に改めてRTMに登録して取り掛かるようしています。

もっと大々的にプロジェクト管理と銘打って「なんか小難しいことやってる自分」に酔いたい気分になることもあるのですが、結局、自己満足しか得られません。

GTDで言うところの、『プロジェクト』の中の『次にやること』までしかRTMには登録しない……と、決めたことが良かったようです。

リマインダー(Reminder)

行動を起こす必要のない情報です。

  • 毎月10日、20日、30日はTSUTAYAの日
  • 毎月1日、10日、20日はツルハお客様感謝デー

……などなど、RTMの豊富な繰り返しキーワードを駆使して、セール・安売り情報をリマインドさせています。

リマインダーに登録している情報

  • 購読している雑誌の発売日
  • 観ようと思ってる映画の公開日
  • 買おうと思っているDVDの予約開始日、発売日
  • 家電の保障切れ期限
  • 免許更新日
  • 自動車保険の更新
  • クレジットカードなどのポイント失効期限
  • 株主優待権利確定日

免許の更新日とか、そのものズバリの日付でリマインドされちゃうとむしろ手遅れなので、ひと月前とか適宜調整して通知されるようにしています。

ほかにも、数カ月おきにやってくるお茶当番とか。
市が一部費用を負担してくれる検診の該当年月とか。

運用のルールとしては、少し前のエントリーでも書きましたが、ここで管理する情報には必ず『締切』を設定すること。

そうでなければ、こちらから探しに行かない限り情報が目に触れることがなくなってしまい、リマインダーの意味がなくなってしまいます。

チェックリスト(CheckList)

これは、定期的にやろうとしているリストです。

GTDレビュー

GTDでは、現在のタスク・情報管理システムが最適か、頭の中の気になっていることはないか…と、チェックしていくレビューが必要になっていくのですが、毎週、「将来の展望」とか「保険の見直しは必要か」とかやっていられません。

毎週チェックすること、数ヶ月に一度チェックすればいい情報、一年に一度チェックすればいい情報、……と分けて、週次レビュー(W_Reviwe)、月次レビュー(M_Review)、年次レビュー(Y_Review)というチェックリストを作成しています。

レビューリスト

作業前作業ルーチン

いわゆるバッターボックスに入る前のイチロー的なヤツです。

きっちり作業中にパフォーマンスを引き出せるように、その前にざっと部屋を片付け邪魔をなくし、トイレに行って、手帳に「これからやること」を書き出す。……とか、いうタスクリストですね。

作業前作業リスト

RTMメンテナンス

RTMの運用ルールから逸脱しているタスクがないか、毎週月曜日にチェックするタスクリストです。

  • 受信箱を空にする
  • 締切設定されていないリマインダー、チェックリストをなくす
  • 締切を過ぎたタスク、延期しているタスクを見直す
  • タグのついていないタスクがないか調べる
  • タスクが大きすぎるものがないか調べる

……というような感じのことを、検索を利用して洗い出し、それぞれ見直ししています。

週始リスト

スマートリスト

このスマートリストはGTD的な観点から、「今やる」と「次にやること」に概ね分けています。

RTMに登録されているタスクは、リマインダーやスケジュールタスクをのぞくと、上記の2つしかありません。

それ以外の「今はやる必要のない、そのうちやること」や「ぼんやりやりたいこと」はEvernoteに保存されていますので、定期的にチェックさえすればRTMに登録しなくても忘れてしまうことはありません。

今やる(Do)

検索構文: (dueBefore:today OR due:today OR startBefore:today OR start:today) AND NOT tag:home

開始日および締切が今日以前のものを表示するようにしています。
家の中ででしかできないタスクは仕事中や外出先で見てもノイズにしかならないので目に入らないよう排除。

RTMを開いた時に、一番最初に表示されるよう設定されているリストです。 そのため「今やるべきこと」以外、目に入らないようにしています。

次にやる(NextAction)

検索構文: list:Task AND due:never AND start:never AND NOT tag:home AND isSubtask:false

スケジュールされてないタスク群です。
いつやるかは自分次第。「今やるタスク」をすべて消化したら、このリストから「取り掛かるタスク」を選んで、『開始日』を今日に設定します。

開始日を設定すると、そのタスクは「今やる」リストに送られるという仕組みです。

またサブタスクまでも集めてしまうので、『isSubtask:false』と記述することで省いています。

そのほかのスマートリスト

実験的に運用しているリストがいくつかありますが、特筆すべき点はありません。

@home

検索構文: tag:home

「部屋の模様替え」など、家ででしかできないタスクにhomeタグをつけています。
家ではついつい怠けがちになっちゃうので、なるべく目につきやすいようスマートリストにしています。

2016

検索構文: tag:2016

「今年のやりたいこと」を新年に100個つくりました。
そのタスクだけ分かりやすく区別するためにタグを付け、スマートリストとして保存しています。

今日やったこと

検索構文: completed:today AND (list:task OR list:inbox)

先のエントリーで書いたライフログ用のリストです。
詳しくは前回エントリーを参照してください。

今週やったこと

検索構文: completedWithin:"1 week of today"

上記「今日やったこと」リストでは除外されるリマインダーやチェックリストも含めた「やったこと」を過去一週間分振り返るためのリストです。

どんな一週間を過ごしてきたか、忙しくしていた時ほど手帳を書くときに役立ちます。

まとめ

以上で、RTMについては、ひとまず書きたいと思っていたことは書き尽くしたので、『RTM特集』として一区切りがつきました。
もちろん、また何かしら書きたいことを思いつけば、その都度、書いていきます。

ずっとコアなことばかり書いてきましたが、RTMは多機能でありつつも、ライトに使おうとしたとき、それらが邪魔になることはありません。
まだ使ったことがないという方は、ぜひ、一度お試しください。