タスク管理ツール『Remember The Milk』でメールからタスクを追加する方法

タスク管理アプリである『Remember The Milk』(以下RTM)では、Webやスマホアプリからのほか、メールからもタスクを追加することができます。

特にインポート用アドレスを使っての大量タスク登録は、ぜひ利用して欲しい機能のひとつです。

ひとつのメールで、ひとつのタスクを入力する方法

RTMではメールによる入力用のメアドが2つ用意されています。

メニューから『アカウント設定』 > 『メールでタスク追加』をクリックすると、自分専用のタスク追加用アドレスが表示されます。

タスク追加用メールアドレス

これらアドレスに決められたフォーマットでメール送信すると、タスクが入力されます。

2つの違いは、『受信箱メール』がメール1通につき、1タスク。
下の『インポート用メールアドレス』がメール1通で、複数のタスクを入力できます。

ひとつのタスクのみ入力する場合は、『受信箱メール』に書かれたアドレスへ送信しましょう。

メールタイトルでスマートアドを利用して属性入力

タイトルがタスクの名前になります。
締め切りやリスト、タグなどの属性はスマートアドによって指定。
メール本文はノートとして反映されます。

タイトル:サンプルタスク ^sat ~tod #PrivateList
メール本文
あいうえお かきくけこ さしすせそ たちつてと
あいうえお かきくけこ さしすせそ たちつてと
あいうえお かきくけこ さしすせそ たちつてと
---
ノートその2。なにぬねの はひふへほ

リストを指定しない場合、RTMで設定しているデフォルトのリストにタスクが追加されます。
ノートが複数ある場合は、『---(ハイフン3つ)』で区切ってください。

メール本文から属性を入力する方法

スマートアドは意地でも使いたくないという人は、メール本文にて属性を入力することができます。

タイトル: サンプルタスク
メール本文
Priority: 1 (p)
Due: tom(d)
Repeat: Every Week (r)
Estimate: 2 hours (e)
Tags: errand trash (s)
Location: Home (o)
URL: http://www.exampleeeeee.com/ (u)
List: Work (l)
Task: Take out the trash (t)
---
ノートその1
あいうえお かきくけこ
---
ノートその2
さしすせそ ちりぬるを

メールタイトルでタスク名を指定したくない場合、「Task: 」キーワードでメール本文にて指定することも可能です。

また行末のアルファベット一文字に省略することも可能です。
(例: Due:tom → d:tom)

署名が自動挿入される場合

メールによっては署名の自動挿入を設定しているかもしれません。
その場合は、メールの終わりに『-end-』と入力してください。

タイトル: サンプルタスク
メール本文
d: 3/1
p: 1
s: travel
-end-
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-
○×カンパニー 課長補佐代理応援係
牛飼 レメ子
090-xxxx-xxxx
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

こうすると、『-end-』以下の文字はすべて無視されます。

複数のタスクを一括で入力する方法

複数入力する場合のタスクは、『アカウント設定 > メールでタスク追加』の中の、『インポート用』アドレスへ送信してください。

タスクインポート用メールアドレス

タイトルでタスクリスト、本文でタスクを複数指定

タイトル: 仕事
メール本文
会議室の予約 #メール ^3/1
レジュメ資料あつめ #書類整理 ~今日 ^2/20
レジュメ資料作成 #パソコン ~2/21 ^2/25 //定例会議用
インターネット会議について調べる #ネット

…と、いった具合に、一括で複数のタスクを入力していけます。

メール本文の一行が1タスクです。
例によって、スマートアドを利用しての属性指定が可能。

またメールタイトルでリストを指定できます。
タイトルが空の場合は、デフォルトに設定されているリストへ一括で送られます。

ノートはスマートアドの『//』を使用すれば入力できますが、改行は諦めたほうが良さそうです。


正直、スマホアプリも抜群に使えるようになった今、メールによるタスク入力はそれほど使いません。

ですが、私はこのインポート機能を、今でもよく使っています。

新しく発生した複数の『やること』をプロジェクトと銘打ち、タスクがあまりにも大量に発生した場合。
プロジェクトの全貌があやふやなまま、いきなりタスクを登録していくと、あとで修正を繰り返すことになります。

そこでブレスト段階で自分の好みのテキストエディタで、タスクの大きさは丁度いいか、締め切りや開始日など、どのタイミングでどうするか。
リマインダーにするか、行動するためのリストにするか……など、考えながら修正、属性を入力し、最後にメールからインポート機能を使ってRTMへタスク登録させます。

こうすることでタスクの修正の手間をできる限り減らし、またテキストデータからタスクへの移行もメール一通ですませることができるワケです。

高機能なテキストエディタを使えば、複数行への一括登録も、単語の一括置き換えも思いのまま。
メールにも、どんなタスクを作ったのかバックアップとして残るので、次の同じようなプロジェクトが発生した場合の参考にもなります。

本格的に仕事やプライベートで本腰を据えてRTMを利用しようと思った時、とても頼りになる機能ですので、是非お試しください。

公式サイトのヘルプ(英語)

より正しく、詳しい情報は公式サイトを参照してください。

Remember The Milk for Email