もう脱線しないぞ! マニャーナ×ポモドーロ・テクニック by ほぼ日手帳オリジナル

今回は、前々回エントリーで購入した『ほぼ日手帳オリジナル』をどう使ってるかについて。

主に使っているのは、『月間カレンダー』と、日々の『デイリーページ』、そして『年間インデックス』です。

中でも『デイリーページ』の使い方は、我ながら革新的。
ただの日記としてではなく、『タスク管理ツール』としての役割を持たせてみました(o´∀`o)ノ

月間カレンダーに日記を綴る

そんなワケで、いわゆる「日記的なできごと」は月間カレンダーに書くようにしました。

月間カレンダー

一ヶ月間、スキマなく書けた時の達成感を思うと今から楽しみ♪
6月の途中から書き始めたので、7月はちょっとだけ頑張ってみようと思います。

『デイリーページ』部分でタスク管理

そして問題は、このだだっ広いスペースに何を記録していくか。 デイリーページ

まずはこの『デイリーページ』を、以下のようにざっくりと3ブロックに分けます。
デイリーページを3ブロックに分けた様子

ざっくりと分けた3ブロックの内訳

  1. イベント欄
  2. 『マニャーナの法則』からタスクダイアリー欄
  3. 『ポモドーロ・テクニック』からタスクログ欄

上部にはその日のイベントを記入

イベント欄
まあ、備忘録的に。ここまでは序の口。

左側は『マニャーナの法則』からタスクダイアリー欄とする

簡単に説明すると、今日一日「やること」を紙に書き出して、最後に線を引く
で、気分や自分のタイミングで好きな順番に取り組んでいく。

クローズ・リスト

その日、発生した「新しいやること」は線の下に書く。
緊急な用事なら、その「やること」に着手。緊急でないなら明日やる

クローズ・リストへの追加タスク

その日の「やること」リストの下に線を引く事により、追加タスクをなるべく割りこませないよう、このリストは『クローズ・リスト』と呼ばれます。
よほど緊急なもの以外は、今日のタスクリストに組み入れないため、その日の「やるべきこと」に集中できるという効用があるワケです。

かなり自分流に簡略化してアレンジしちゃってるので、厳密には『マニャーナの法則』とは違います。
詳しくは本を読んでね。

ちなみに語感が『ラニーニャ現象』と、ちょっと似てるよね( *´艸`)

右側ページで『ポモドーロ・テクニック』のログをとる

『ポモドーロ・テクニック』とは

簡単に言うと「集中する時間25分」と「息抜き時間5分」を1セットとし、4セット行ったら15分の長い休憩をとりましょう。と、いうもの。
そうやって時間を細切れにしつつ、定期的に休憩を挟むことで、集中して作業に取り組める…と、いうもの。提案者の実験により「25分+5分」という組み合わせが一番、効率が良いようです。

ちなみに、このテクニックでは1セットは『1ポモドーロ』という単位で呼ばれます。

こちらも厳密なルールはもっと違うので、詳しくはGoogle先生に聞いてください。

理想と現実の伴わない、これまでの『ポモドーロ・テクニック』

これまでタイマーだけを使ってこれを実践していたんだけれど、ほとんど失敗続きでした。

公式ルールではどうだったか忘れちゃったけれど、私の場合はタスクリストを書いて、きっちりと「やること管理」してないと、ビックリするくらい脱線に継ぐ脱線を繰り返し、元の作業へ戻れない「やること迷子現象」に陥っちゃって…。

しかもタイマーアラームも無視してるから、もう「名ばかりポモドーロ・テクニック」になっちゃっていましてね( ´Д` )

最近は、ほぼ日手帳という新しいツールを利用して、ちょっとやり方を変えました。
まだ、たまに脱線しちゃうこともあるけれど、前より断然、『ポモドーロ・テクニッカー』だよ!
あれ、『ポモドーロ・テクニシャン』かな?

ほぼ日手帳を使った『ポモドーロ・テクニック』

1. 1ポモドーロを『丸』で表す
  1. まず始めに、右欄に白丸を書く
  2. これから取り掛かる「やること」に番号をふる
  3. 実行中の「やること」の番号を、丸の下に書く
  4. 1ポモドーロ内で終わったら、次の「やること」に番号をふり、丸の下に記入

図にすると、以下のような感じ。
1ポモドーロを○で記録していく

上の例は、「まず『タスクA』に取り掛かり、25分以内に終わったので『タスクC』に着手している」という状態です。

2. 25分が経過したら…
  1. そのポモドーロ内で脱線せずに集中して「やること」に取り組めたら、白丸の中を塗りつぶす
  2. 5分休憩後、また右隣に白丸を書く
  3. 複数のポモドーロにまたがった「やること」は矢印で表現

25分経過した時の様子

画像の様子では、最初の1ポモドーロは集中して取組めたので、塗りつぶし。
5分休憩後、『タスクC』の作業を再開。25分以内に終わらせたので、続いて『タスクB』に着手しました。

3. 脱線してしまったら…
  1. 途中まで集中していたけれど、脱線してしまった場合は半分だけ塗りつぶす
  2. 最初から最後までまったく集中して「やること」を放ったらかしにしていたら、塗りつぶさない

脱線した時の様子

上の図では、2ポモドーロ目は脱線して何かに気を取られていたため、半分しか塗りつぶしていません。

4. マルチタスクにも対応

相手からの電話待ちしている間に別の作業を平行して行う…とかマルチタスクをしたい場合でも記録していけるのが、この方法の強み!

下の画像の後半では『タスクF』と『タスクD』を同時進行しています。

ひと目でその日の成果がわかる

ちなみに私の場合は上段と下段は、午前午後で分けています。

上の図の一日を見てみると…

  1. 午前中(以下AM/PM表記)1ポモドーロ目に『タスクA』と『タスクC』に取り掛かる
  2. AM2ポモドーロ目に『タスクC』を再開。続いて『タスクB』に取り掛かる
  3. 途中から脱線しつつ、AM3ポモドーロ目に『追加タスクF』に着手
  4. AM4ポモドーロ目から、再び集中して取り組み、長い休憩をとる
  5. だいたいこの頃、お昼のチャイムが鳴るのでロスタイムとして書類整理とかネサフとかしてます
  6. そうしてPM1ポモドーロ目から、『追加タスクF』を再開
  7. ちょっと脱線しつつも、同時進行で『タスクD』に着手
  8. PM2ポモドーロもPM3ポモドーロも、集中せず。ダラダラと『タスクF』を終わらせる
  9. 最後は気を取り直して集中して『タスクD』に取り組む

だいたいの流れがこんな感じ。

タイマーだけ使ってた時はアラームが鳴っても停めるだけで、また脱線から戻れずにいたところを、「やること」を見える化させただけで、スッと中断した作業の途中から再開できちゃう。

やっぱり『書くこと』・『記録すること』って大事。
頭のなかだけで「アレもやんなきゃ、コレもやんなきゃ。ところで他にもアレとかアレもやんなきゃいけないんだけれど、どうやればいいんだっけ? 確かどこかに資料が残ってる気がする。忘れない内に、今調べちゃおう☆」とか、右往左往しなくてすみます。

そうやって実際に書き込んだものが、下の画像。
字が汚いのは、ご愛嬌ヽ(´ー`)ノ

実際に記入した、ほぼ日手帳のデイリーページ

自分だけが内容わかればいいので、略語や暗号が散らばってます。
「ch」は「check」の略。「請」は「請求書発行」の略。
「bd:」は当ブログ「BrownDots」の略で、要は「ブログに書く」という意味です。

あと余談ですが「EN」がEvernote。「DB」がDropbox…と、Webサービスなども、よく略して使ってます。

そして察しの良い方はお気づきでしょうが、仕事とプライベートでペンを色分けして使ってます。
そうです。つまり仕事中も私用の用事を片付けているのです!
良い子は真似しちゃ、ダメだぞう(#゚Д゚)

年間インデックス欄で成果をグラフ化

…で、ただ一日を記録しただけじゃあ、まだまだ半人前。
やっぱりある程度の期間で区切って、自分の生産性を一覧するのが良いのでしょう。

私はそれを『年間インデックス』で行うようにしました。
年間インデックス

上の図のように、それぞれ集中して取り掛かることができた黒丸の数を集計してグラフ化してみました。
半分だけ塗りつぶしたものは、0.5として集計。白丸は計算しない方式。

難点は頑張りすぎて、11個以上の黒丸がついた時が記録できそうにないんだけれど、今のところ、そんな頑張った記録がないので、とりあえずこのまま進めようと思います(。・ω・。)ノ

あとがき

手帳ってセキュリティ面も心配で人に見られたらイヤだな…って心配だった部分もあったんだけれど、逆アプローチで「人に見られてもいいことしか書かない」と割り切ったら、いきなり『タスク管理に欠かせない相棒』にクラスチェンジしましたよ(・∀・)

ちなみにタイマーは図書館や会社で使っても気にならないサイレントタイマーのiPhoneアプリ『FrozenBear』を使ってます。